[Articulo escrito por nuestro colaborador y artista indie Kayte Grace. Foto de Trapper Keeper por P. Mark Anderson.]
Cómo ser organizado en la carretera
Hace dos agostos, me metí en una Expedición de Largo Recorrido con mis amigos/banda y no volvimos a casa hasta 20 ciudades, 22 conciertos, 10000 millas y 45 días después.
Cuando empecé a planificar el tour, sentado en el sofá con helado de café en la bandeja y mi portátil como únicas armas, enviaba 8 o 9 emails por ciudad buscando salas, haciendo listas de las cosas que tenía que recordar llevarme, set lists, listas de equipo de sonido que habíamos pedido prestado. Y tenía información de contacto de los dueños de las salas, nombres de websites y publicaciones que quería que promocionasen mis conciertos. Y estaban los sitios en los que íbamos a pernoctar, y los sitios de barbacoas incluidos en la red de recursos alimentarios que quería visitar y los bloggers de música a los que quería invitar a los shows.
En una palabra: listas
Aún más importante… “La carpeta”. Era enorme. Y mi guía en la carretera.
Aquí tienes cómo configurarla:
- Haz apartados para cada día–Para cada día en la carretera, asignamos una sección etiquetada con la fecha y el lugar en que íbamos a estar. (Por ejemplo: 15 de agosto: traslado de DC a NYC, o 29 de agosto: día de descanso en Nashville).
- Imprime los itinerarios– En la sección de cada día estaban impresos los itinerarios en MapQuest (por si fallaba Edith, nuestro GPS) entre la ciudad anterior y la sala, y desde la sala al sitio donde íbamos a pernoctar. Nos alegramos de ello ese día en que nos encontramos en una carretera perdida en el campo en Tennesse, donde tras equivocarse con las direcciones durante 5 millas, Edith nos dijo “han llegado a una zona que no está registrada en los mapas. Adiós”.
- Deja Microsoft Word y haz “páginas de conciertos”– Había también una “página de concierto” en cada sección que creó mi padre con el nombre de la sala en que íbamos a tocar, la dirección de la sala, los datos de nuestra persona de contacto, una casilla para indicar si la sala tenía o no su propio equipo de sonido, un espacio para apuntar cuánto dinero hacíamos vendiendo CDs y merchandising, un espacio para anotar cuánto habíamos gastado en gasolina ese día, y espacio para notas… del tipo Charlie, el dueño del café odia la canción “Hallelujah”… no hay que tocarla esta noche… o tal o cual blogger estará allí, asegúrate de regalarle un CD.
- Lleva un sobre grande para los recibos– El cuaderno también tenía un enorme sobre para poner todos los recibos (comida, reparaciones del coche, baterías para mi Flip Vídeo, etcétera), así lo tuve más fácil al hacer la declaración de impuestos más adelante.
- No olvides los extras– Postales, kits de prensa, sobres franqueados para enviar a CD Baby con los recibos de las ventas hechas con el lector de tarjetas, o un sobre donde puedas poner las tarjetas de visita de gente que conoces en la gira y quieres mantener el contacto a la vuelta.
¡Y BAM!: Listo para el rock and roll. Literalmente.
¡Espero que estas ideas te sean útiles! ¡Deja tus consejos en la sección de comentarios
P.S. www.travelmath.com es tu nuevo mejor amigo. Lo usé para calcular los tiempos al volante y las distancias entre ciudades, además del coste de la gasolina de cada tramo de la gira (¡para nuestro modelo de coche!)
Conoce la música de Kayte en:
www.facebook.com/kaytegracemusic